Formålet med Ny Carlsbergfondets donationer er at fremme kendskabet til og interessen for kunst. Til en donation fra fondet er knyttet en række vilkår. Vilkårene skal sikre, at kunsten fremstår i en præsentabel og bevaringsmæssig god stand, der hvor folk møder den.
Ejerskab
Modtagerinstitutionen ejer værket efter modtagelse af donationen, og det er ikke tilladt at sælge værket.
Bevaring og forsikring
Værket skal fremstå for offentligheden i en kunstnerisk forsvarlig stand. Det er modtagerinstitutionens ansvar at sørge for, at værket vedligeholdes efter retningslinjerne i vedligeholdelsesplanen tilsendt af fondet. Værket skal tilses mindst en gang om året af modtagerinstitutionens kunstansvarlige for akut opstående skader og slitage.
Modtagerinstitutionen dækker alle omkostninger i forbindelse med udbedring af skader som følge af ydre omstændigheder som hærværk, tyveri, uheld og miljømæssige påvirkninger. Derfor anbefales det at institutionen forsikrer værkerne.
Opfølgning
Ny Carlsbergfondet foretager løbende revision af fondets donerede værker.
Kontakt Ny Carlsbergfondet
Ny Carlsbergfondet kan til hver en tid kontaktes for råd og vejledning om drift og vedligeholdelse. Modtagerinstitutionen skal tage kontakt til fondet om følgende:
1. Hvis det er nødvendigt at foretage indgreb i kunstens fysiske omgivelser, der har konsekvenser for kunstværkets placering, f.eks. flytning eller renovering, skal fondet godkende ændringen forud for indgrebet.
2. Hvis der sker ændringer i de oprindelige bevillingsforhold, f.eks. omorganisering, navneændring, sammenlægning og lignende, skal dette oplyses til fondet.
3. Hvis der observeres ændringer i værkernes oprindelige bevaringstilstand, skal dette oplyses til fondet, hvorefter der vil tages stilling til skadens omfang.
Hjemkaldelse og returnering
Donerede værker er overdraget som en gave til modtagerinstitutionen og kan derfor ikke byttes eller returneres. Ny Carlsbergfondet kan helt ekstraordinært hjemkalde donerede værker. Dette kan ske i følgende tilfælde:
1. I tilfælde hvor modtager har misligholdt værker eller ikke levet op til vilkårene for donation.
2. I tilfælde hvor der sker ændringer i de fysiske omgivelser, og fondet vurderer, at omgivelserne ikke længere er egnede.